財務控管顧問
診所財務管理全攻略：常見問題、爭議焦點與解決方案
診所財務常見問題
在診所經營中，財務管理不僅影響資金運作，更關係到合夥人之間的信任與診所的長期穩定。
然而，許多診所仍存在流程鬆散、權責不清、數據不透明等情況，導致問題與爭議頻繁發生。
| 問題類別 | 說明 | 潛在影響 |
|---|---|---|
| 現金管理疏漏 | 收款流程不嚴謹、未日清月結、缺乏定期盤點，容易短收、挪用或收支不符。 | 資金流失、舞弊風險、帳務混亂 |
| 採購流程缺失 | 缺乏比價與授權制度，驗收不獨立，可能導致價格過高、品質不佳，甚至回扣。 | 成本增加、物料品質下降、合規風險 |
| 庫存管理不當 | 藥品與耗材盤點不確實，造成帳物不符、過期報廢、保存不當或失竊。 | 資源浪費、營運成本上升、服務品質受影響 |
| 收入管理混亂 | 健保申報錯誤或虛報漏報，自費收費不透明，現金收入管理鬆散。 | 健保核刪、法律糾紛、患者信任下降 |
| 應收帳款追蹤不足 | 請款與回款節點不明確，催收不力，資金回收延遲。 | 現金流緊張、影響日常運作 |
| 費用控管不足 | 缺乏預算、付款審核與支出規範，費用歸屬不清。 | 財務浪費、經營效率下降 |
| 合夥分潤與成本分攤不清 | 收入口徑與成本分攤方式未明訂，預借款與代墊款缺乏管理。 | 帳務爭議、合夥關係緊張 |
| 內部控制與資訊安全不足 | 權限分工不明、缺乏稽核紀錄，資料外洩風險高，系統安全與備份不足。 | 病患隱私外洩、法律與信譽風險 |
最終總結
診所財務問題與爭議，多源自流程不完善與資訊不透明。
解決的關鍵在於：
STEP.1
- 建立標準化流程（收款、採購、庫存、申報、成本分攤）。
STEP.2
- 明確權責分工與審核機制。
STEP.3
- 定期提供即時、完整且可追溯的財務報表。
STEP.4
- 強化資訊安全與數據保護。
在診所營運中，財務管理是影響經營穩定與長期成長的關鍵。
然而，多數診所的財務問題並非來自大型詐騙，
而是日常小疏忽累積而成——收款不嚴謹、採購不透明、分潤與成本分攤缺乏標準、權限管理鬆散。
這些問題若不及早防範，不僅會造成資金損失，還會影響合夥人信任與員工士氣。
以下，我將用五大策略，帶你建立一套可持續運作的財務防護與改善系統。
一、建立標準化財務流程
- 落地步驟：
現金管理
實施「日清月結」：每天收款完畢後立即盤點，月底再次總對帳。
雙人點收：櫃檯與財務各自盤點一次，並互相簽名確認。
POS 與病歷系統對帳：確保金額、單據與病歷記錄一致。
採購管理
建立三步驟：請購 → 採購 → 驗收，並確保驗收人員與請購人不同。
單筆採購達一定金額需至少三家比價，並保留比價紀錄。
長期供應商每年重新議價一次。
庫存管理
以條碼或序號管理耗材與藥品，建立批次與效期紀錄。
實施「循環盤點制」：每月檢查部分品項，半年全面盤點一次。
過期或報廢須拍照、記錄原因，並由兩人簽核。
二、權責分離與內控設計
- 落地步驟：
收款與記帳分離：
櫃檯負責收款，財務負責記帳與對帳。
採購與驗收分離：
請購／採購與驗收必須由不同人員執行。
付款與製單分離：
負責製作付款單的人不可同時核准付款。
異常處理雙重簽核：
任何差異、報廢、折讓都需兩人以上簽字。
三、透明的分潤與成本分攤規則
- 落地步驟：
收入口徑統一
明確規範可分配收入的計算方式，例如：可分配收入 =（自費收入 + 健保自付額）−（直接耗材成本）−（專案行銷成本）。
成本分攤公式固定
房租與水電：按診間面積或設備使用時數分攤。
行政與櫃檯人事：依營收比例分攤。
公用耗材與廣告費：按實際使用或新客來源歸屬計算。
分潤制度分級
例：0–200 萬營收抽成 35%、200–400 萬抽成 40%、超過 400 萬抽成 45%。
每月固定召開「分潤對帳會議」，使用試算表確認金額與計算依據。
四、資訊安全與稽核制度
- 落地步驟：
權限控管（RBAC）：
依角色設定最小必要權限，避免全員可存取敏感資料。
雙重驗證（2FA）：
重要系統如財務軟體與雲端儲存必須啟用。
存取紀錄：
所有登入、修改與刪除行為自動留痕，方便事後稽核。
資料備份：
每日備份一次，並採本地與雲端雙重備份。
每月權限盤點：
檢查帳號使用情況，刪除離職或職務變更人員的權限。
